Dalla prima email al primo scontrino

Prepara queste cose prima di metterti al lavoro: con tutto a portata di mano la cassa è pronta in un pomeriggio.

• Un iPad per la cassa, con iPadOS 16 o più recente, sempre in carica. Lavora in orizzontale.
• L'accesso al router del locale, o il numero di chi te l'ha installato: serve per fissare l'indirizzo delle stampanti.
• Le stampanti delle comande: termiche ESC/POS da 80 mm con la presa di rete, una per postazione (cucina, bar, pizzeria), ognuna con il suo cavo fino al router o allo switch.
• La stampante fiscale RT (RCH) già messa in servizio dal tuo tecnico e collegata alla rete del locale.
• I telefoni o i tablet dei camerieri, collegati alla stessa rete Wi-Fi della cassa. Non la rete ospiti.
• Il menu in un foglio Excel con quattro colonne: categoria, piatto, prezzo e IVA. Oppure lo scrivi direttamente nel pannello.
• L'elenco del personale: nome, ruolo e un PIN diverso per ognuno.

Quando attiviamo il tuo locale ti arriva un'email da servizioclienti@sweetcashier.it con tutto quello che serve per cominciare:

• l'indirizzo del pannello, my.sweetcashier.it, con la tua email e una password provvisoria;
• il PIN del titolare, quattro cifre per entrare nella cassa;
• i primi passi, gli stessi di questa guida.

Il locale nasce già con una sala di tavoli, le categorie del menu, le aliquote IVA e qualche piatto di esempio. Il periodo di prova dura 14 giorni. Conserva l'email finché non hai cambiato la password.

Il pannello è il gestionale del locale: menu, tavoli, personale, report e abbonamento. Si apre dal computer o dal telefono, con qualsiasi browser.

1. Apri my.sweetcashier.it, scrivi l'email e la password dell'email di attivazione e tocca Accedi.
2. Si apre la Dashboard, ancora vuota: si riempie da sola con i primi scontrini.
3. Vai in Impostazioni → Account, scrivi la password provvisoria e due volte quella nuova, poi tocca Aggiorna Password.

In Impostazioni → Attività scrivi nome, partita IVA, indirizzo e telefono del locale e tocca Salva Modifiche. Nella scheda Abbonamento trovi il piano, i limiti e la scadenza.

L'intestazione dello scontrino fiscale non la scrive Sweet Cashier: la programma il tecnico direttamente sulla stampante fiscale, quando la mette in servizio.

Il modo più veloce è un file Excel. In Configurazione → Prodotti trovi i 17 piatti di esempio con cui nasce il locale: puoi correggerli, cancellarli col cestino o sovrascriverli col tuo file.

1. Tocca Importa CSV e poi Scarica il modello da compilare: è un foglio con le colonne giuste, categoria; prodotto; prezzo; iva.
2. Compilalo in Excel, una riga per piatto, e salvalo come CSV con il punto e virgola. I prezzi si scrivono con la virgola, per esempio 12,50.
3. Torna in Importa CSV, scegli il file e tocca Anteprima: non scrive ancora niente, ti dice quanti piatti sono nuovi, quanti cambiano prezzo e quali righe sono sbagliate.
4. Se l'anteprima è giusta tocca Importa adesso. La cassa riceve il menu da sola, al primo collegamento.

Un piatto con la stessa categoria e lo stesso nome di uno che c'è già viene aggiornato, non duplicato. Un file non cancella mai niente: i piatti che nel file non ci sono restano come sono. Più avanti puoi fare il contrario, con Esporta CSV: scarichi il listino, cambi i prezzi in Excel e lo reimporti.

Il locale nasce con una sala e i tavoli numerati da 1 in su, da quattro posti. In Configurazione → Tavoli e Sale aggiungi altre sale (dehors, saletta), cambi i posti o i nomi dei tavoli. Anche qui c'è Importa CSV, con le colonne sala; tavolo; posti.

Scarica SweetCashier Cassa dall'App Store sull'iPad della cassa. La cassa lavora in orizzontale e funziona anche quando internet è giù: i dati salgono al pannello appena la linea torna.

1. Apri l'app. Alla domanda sulle notifiche tocca Consenti.
2. Scrivi l'email e la password del pannello e tocca Accedi. La cassa scarica da sola menu, tavoli e personale.
3. Tocca il tuo nome e inserisci il PIN del titolare che trovi nell'email di attivazione.
4. Si apre la Vendita: in alto le categorie, sotto i piatti, a destra il carrello. Nella barra a sinistra trovi Tavoli, Cucina e Report.

Le impostazioni della cassa si aprono toccando il logo in cima alla barra a sinistra. Ti servono nei prossimi capitoli: stampanti, personale, stampante fiscale e POS.

Ogni stampante ha un indirizzo nella rete del locale, per esempio 192.168.1.50. Lo leggi sul foglio di prova della stampante (su molti modelli esce tenendo premuto il tasto FEED mentre la accendi). Va fissato sul router, così non cambia: ti diciamo noi come.

1. Nelle impostazioni apri Hardware → Stampanti e tocca Aggiungi Stampante.
2. Scegli il tipo (Cucina, Bar o Scontrini), dai un nome e scrivi l'indirizzo IP. La porta è quasi sempre 9100.
3. Tocca Test: la stampante stampa una prova e la cassa dice Test completato. Poi tocca Salva.
4. Ripeti per ogni stampante.

La postazione decide quali piatti escono su quale stampante: antipasti e primi in cucina, bevande al bar.

1. Apri Hardware → Postazioni Stampa e tocca Aggiungi Postazione. Scrivi il nome, scegli la stampante e quante copie della comanda vuoi, poi tocca Salva.
2. Tocca la postazione e spunta le categorie nella colonna Prod.: per la Cucina antipasti, primi, secondi, contorni e dolci; per il Bar bevande e caffetteria.

Le altre due colonne servono in casi particolari: Riep. stampa un riepilogo dell'ordine, Glob. stampa sempre, anche i piatti che non sono di quella postazione. Se hai dubbi, lascia solo Prod.

Ognuno entra col suo nome e il suo PIN, in cassa e sui telefoni. Così ogni comanda e ogni scontrino dicono chi li ha fatti.

1. Nelle impostazioni apri Team → Operatori e tocca Nuovo Operatore.
2. Scrivi il nome, il PIN (di solito quattro cifre) e scegli il ruolo, per esempio Cameriere. Tocca Salva.
3. L'interruttore Accesso Backoffice serve solo a chi usa l'app Backoffice per HACCP e magazzino.

Alla schermata d'accesso adesso compaiono tutti. Chi ha la scritta Dal tablet, come i camerieri, lavora dal telefono con le Comande: la cassa resta per chi incassa.

La stampante fiscale (RT) la mette in servizio il tuo tecnico: programma l'intestazione e i reparti e la collega alla rete. Tu dici alla cassa dove trovarla.

1. Nelle impostazioni apri Fiscale → Registratore RT e tocca Configura RT.
2. Dai un nome, scegli produttore e modello, scrivi la matricola, l'indirizzo IP e la porta che ti dà il tecnico, lascia accesa RT Primaria e tocca Salva.
3. Nell'elenco tocca ⋮ → Test Connessione: deve dire Connessione OK.
4. In Fiscale → Impostazioni Fiscali controlla le aliquote IVA e quella predefinita del locale.

Col POS collegato, quando incassi con la carta la cassa manda l'importo al terminale: il cliente paga sul POS e la cassa stampa lo scontrino, senza ribattere l'importo. Oggi colleghiamo i terminali Nexi SmartPOS.

1. Sul terminale installa PosConnector (Scambio Importo) dal Poynt Marketplace e imposta la porta, per esempio 5500. Fissa l'indirizzo del terminale sul router.
2. Nella cassa apri Hardware → Terminale Pagamento, accendi POS Pagamento e scegli Nexi SmartPOS.
3. Scrivi indirizzo IP e porta del terminale, Terminal ID e Cassa ID che ti dà Nexi.
4. Tocca Salva e testa connessione: deve comparire Connesso.

I camerieri prendono le comande dal telefono con l'app SweetCashier Comande. Il telefono parla con la cassa sulla rete del locale: per questo deve stare sulla stessa rete Wi-Fi della cassa.

1. Installa SweetCashier Comande da App Store o Google Play e collega il telefono al Wi-Fi del locale, lo stesso della cassa. Non la rete ospiti. Alla prima apertura consenti le notifiche: servono per i messaggi della chat.
2. Con la cassa accesa, apri Comande e tocca Cerca la cassa sulla rete, poi tocca la cassa nell'elenco. Se non la trova, sulla cassa tocca SERVER in fondo alla barra a sinistra: c'è scritto l'indirizzo. Scrivilo in IP della cassa, lascia la porta 8080, e tocca Connetti.
3. Tocca il tuo nome e scrivi il tuo PIN.
4. Tocca un tavolo libero e scegli i coperti. Poi una categoria e i piatti: ogni tocco aggiunge un piatto alla comanda.
5. Tocca Invia e controlla il riepilogo, poi Conferma e invia: i piatti escono in cucina, le bevande al bar, e il tavolo diventa arancione anche sulla cassa.

Il telefono si ricorda la cassa: le volte successive si apre l'app e si sceglie il proprio nome. Per vedere il prezzo di un piatto tienilo premuto.

Un tablet con l'app Comande fa da monitor: le comande compaiono da sole appena il cameriere le invia, e chi lavora le spunta man mano. Il monitor si aggiunge alle stampanti, non le sostituisce.

1. Nella cassa apri Impostazioni → Hardware → Monitor Cucina e tocca i profili pronti che ti servono: Cucina, Bar, Pass Sala. Ognuno nasce con le categorie che la sua postazione stampa come Prod. (vedi «Le postazioni»): la Cucina i piatti, il Bar le bevande.
2. Sul tablet apri Comande ed entra col tuo PIN. Tocca il pulsante coi nove quadratini, poi Cucina.
3. In Quale monitor sei? scegli il profilo di quel tablet.

Poi scegli come lavorate. Il profilo si cambia nella cassa con la matita, in Modalità azione:

• Solo la cucina, senza pass: profilo Cucina così com'è. Quando i piatti escono la cucina tocca Consegnato e la scheda sparisce.
• Cucina e pass: al profilo Cucina scegli Pronto (Cucina), così la cucina tocca Pronto quando il piatto è fatto. Il tablet del pass usa Pass Sala (solo consegna): vede i piatti in preparazione e pronti, e tocca Consegnato quando sono al tavolo.
• Bar: profilo Bar, vede solo le bevande e tocca Consegnato quando le ha servite.

Prima del primo servizio fai un giro completo con un tavolo: in cinque minuti sai che stampanti, RT e POS sono collegati bene.

1. In Tavoli tocca un tavolo libero, poi Apri Tavolo, e scegli i coperti.
2. Aggiungi un piatto di cucina e una bevanda, tocca Invia Ordine e poi Invia e Stampa: il piatto esce in cucina, la bevanda al bar.
3. Il tavolo diventa arancione col totale. Toccalo e poi Paga.
4. Scegli Carta e POS + Scontrino: il POS chiede la carta, la RT stampa lo scontrino e il tavolo torna libero.
5. In Report trovi lo scontrino. A fine giornata tocca Chiusura Fiscale e Esegui Chiusura Z: la RT stampa la Z, tu controlli i totali e tocchi Salva su Cloud.

Lo scontrino della prova è uno scontrino fiscale vero. Falla con un importo piccolo, meglio col tecnico presente il giorno della messa in servizio.